Il mio programma di contabilità tiene in memoria i registri ed i libri, perché dovrei archiviarli con idox?

I documenti pdf creati dal software di contabilità non sono documenti che hanno valore legale perché non sono considerati dei documenti informatici (cioè non sono “la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti” ex Codice dell’Amministrazione Digitale art.1 comma 1 lett. p); un documento digitale può essere considerato originale solo quando, tramite le modalità di archiviazione previste dal procedimento di conservazione sostitutiva (delibera CNIPA 19 febbraio 2004), il documento è riconosciuto statico e non modificabile, ossia con il contenuto non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, e immutabile nel tempo.
Ma se il senso della domanda è: perché spendere dei soldi quando posso tenere i documenti in studio e stamparli solo se necessario? vorrei portare l’attenzione su un fatto a cui raramente pensiamo. Non stampare o non conservare a norma i documenti contabili NON E’ GRATIS. Per garantire che i documenti siano stampabili, ad esempio tra 7 anni, devo mettere in atto strategie di naming (l’unico modo di individuare il documento è che questo abbia nel nome le informazioni necessarie), strategie di distribuzione delle copie (studio, casa, cassetta di sicurezza), strategie di robustezza dell’infrastruttura hw dello studio (server, dischi ridondati, gruppo di continuità). Dovendo conservare i documenti per 10 anni credo che sia difficile risparmiare. Inoltre abbiamo mantenuto in carico, di fatto, la responsabilità della conservazione con tutti i rischi che questa comporta (quante azioni di rivalsa siamo disposti ad accettare?). Anche se non si dovrebbe chiudo la risposta con una domanda: ne vale la pena? Cordiali saluti